Jeden Monat läuft der Lohnlauf gleich ab: Sie bereiten pro Mitarbeitenden eine Lohnabrechnung vor, ergänzen sie (Stunden, Prämien, Absenzen, Spesen), prüfen sie und geben sie dann frei. Mit der Freigabe gehen die Buchungen in die Buchhaltung des Clubs. Die Überweisung auf das Konto der Person erfolgt anschliessend über die Bank.

Eine Lohnabrechnung durchläuft die Status Vorzubereiten, Entwurf, Freigegeben und dann Bezahlt.

Öffnen Sie im seitlichen Menü Rechnungen und klicken Sie auf Löhne. Der Reiter Lohnlauf des Monats öffnet sich auf dem laufenden Monat. Wechseln Sie den Monat mit den Pfeilen neben dem Monatsnamen im blauen Band.

Die Lohnabrechnungen des Monats im Entwurf, bereit zur Prüfung und Freigabe

• Die Kacheln fassen den Monat zusammen: Anzahl Lohnabrechnungen im Verhältnis zur Zahl der angestellten Personen, Bruttolöhne, auszuzahlen netto, Arbeitgeberbeiträge und Gesamtkosten (brutto + Arbeitgeberbeiträge).
• Die Tabelle listet die in diesem Monat angestellten Personen mit ihrem Vertrag (Monatslohn oder Stundenlohn, mit der Zahl der erfassten Stunden), brutto, netto, Arbeitgeberbeiträgen und dem Status der Lohnabrechnung.
• Ein oranges Dreieck neben dem Status zeigt einen Entwurf mit zu prüfenden Hinweisen an (Schritt 4).

Haben aktive, in diesem Monat angestellte Personen noch keine Lohnabrechnung, erscheint die Schaltfläche Lohnabrechnungen vorbereiten mit ihrer Anzahl in Klammern. Ein Klick erstellt alle fehlenden Entwürfe auf einmal.

Drei vorzubereitende Lohnabrechnungen mit den beiden Übernahmeoptionen

Zwei Optionen neben der Schaltfläche bestimmen den Inhalt der neuen Entwürfe:

• Erfassungen des Vormonats übernehmen: Stunden, Zulagen, Spesen, Naturalleistungen und andere im Vormonat erfasste Positionen werden übernommen. Einmalige Positionen werden nie übernommen: Prämien, Lohnkorrekturen, EO-Entschädigungen und Taggelder, Geburtszulage, Vorschüsse und BVG-Einkäufe. Ist die Option ausgeschaltet, erhält eine Person im Stundenlohn eine leere Stundenposition zu ihrem Stundenansatz.
• Stunden aus dem Kursplan übernehmen (nur wenn der Club die Kurse nutzt): Für jede Person im Stundenlohn ersetzen die Stunden der in diesem Monat erteilten Lektionen, als Verantwortliche der Gruppe oder als 2. Lehrperson, die Menge der ersten Stundenposition.

In jedem Fall werden die festen Positionen aus dem Personalblatt (Spesenpauschale, Funktionszulage…) hinzugefügt. Monatslohn, 13. Monatslohn, Ferien, Beiträge und Familienzulagen werden nicht erfasst: Sie werden berechnet. Als Auszahlungsdatum wird der letzte Tag des Monats vorgeschlagen. Ihre Optionen werden für die folgenden Monate gespeichert.

Um die Lohnabrechnung einer einzelnen Person zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche + in ihrer Zeile (Lohnabrechnung erstellen): Sie übernimmt die Erfassungen des Vormonats und öffnet sich sofort.

Klicken Sie auf die Zeile der Person (oder auf den Stift): Das Fenster der Lohnabrechnung öffnet sich. Der Abschnitt Erfassungen des Monats enthält die Positionen, die Sie ändern können.

1. Um eine Position hinzuzufügen, wählen Sie die Lohnart in der Liste + Position hinzufügen…: Die Lohnarten sind dort nach Gruppen geordnet (Lohn und Stunden, Prämien und Zulagen, entschädigte Absenzen, Spesen, Naturalleistungen, Abzüge, Lohnarten des Clubs).
2. Geben Sie den Betrag ein, bei Stunden die Menge und den Ansatz (der Stundenlohn aus dem Personalblatt wird übernommen). Das Feld Präzisierung (optional) ergänzt die auf der Lohnabrechnung gedruckte Bezeichnung, zum Beispiel den Grund einer Prämie.
3. Um eine Position zu entfernen, klicken Sie auf ihren Papierkorb.

Eine Prämie zusätzlich zur Repräsentationspauschale aus dem Personalblatt

Die Lohnabrechnung wird bei jeder Eingabe neu berechnet: Die Einzelheiten unter den Erfassungen werden sofort aktualisiert.

Die neu berechnete Lohnabrechnung, Arbeitgeberbeiträge aufgeklappt

• Bruttolohn: Lohn, 13. Monatslohn, Prämien, Zulagen… ; dann die Abzüge (Beiträge der Person, Abzüge) und die vergüteten Spesen bis zum Nettolohn zur Auszahlung.
• Fett gedruckte Positionen werden automatisch berechnet; nur die Positionen im Abschnitt Erfassungen des Monats lassen sich ändern.
• Das kleine Kästchen neben jeder Position zeigt die Ziffer des Lohnausweises, in die der Betrag übertragen wird.
• Klicken Sie auf Arbeitgeberbeiträge um die Beiträge zulasten des Clubs und die Gesamtkosten zu sehen.
• Die letzte Zeile zeigt den in diesem Monat AHV-, ALV- und UVG-pflichtigen Lohn.

Bei einer Person im Stundenlohn sucht die Schaltfläche Stunden aus dem Kursplan (wenn der Club die Kurse nutzt) die im Monat erteilten Lektionen und überträgt ihre Dauer in die Stundenposition. Eine Meldung zeigt die Zahl der gefundenen Stunden und Lektionen. Enthält der Kursplan in diesem Monat keine Lektion, bleiben die bereits erfassten Stunden erhalten und es erscheint ein Hinweis.

Lohnabrechnung einer Trainerin im Stundenlohn

Eine Absenz wegen Militärdienst, Mutterschaft, Krankheit oder Unfall erfassen Sie mit der Schaltfläche Entschädigte Absenz: siehe Artikel Eine entschädigte Absenz erfassen.

Passen Sie im Abschnitt Auszahlung bei Bedarf das Auszahlungsdatum an (es ist auch das Datum der Buchungen) und fügen Sie eine Bemerkung hinzu, die auf der Lohnabrechnung gedruckt wird. Klicken Sie zum Schluss auf Speichern.

Stellt die Berechnung eine besondere Situation fest, erscheint oben in der Lohnabrechnung ein oranger Kasten.

Eine Leiterin, die weniger als 8 Stunden pro Woche arbeitet

Im Fenster öffnet die Schaltfläche Vorschau die Lohnabrechnung als PDF, mit dem Vermerk ENTWURF, solange sie nicht freigegeben ist. Haben Sie gerade Positionen geändert, speichert sie diese zuerst. Die Schaltfläche Alle Lohnabrechnungen (PDF) über der Tabelle fasst die Lohnabrechnungen des Monats in einer Datei zusammen.

Die Lohnabrechnung im Entwurf

Sobald die Lohnabrechnungen geprüft sind:

• für eine einzelne Lohnabrechnung klicken Sie unten im Fenster auf Freigeben und verbuchen (die angezeigten Erfassungen werden dabei gespeichert);
• für alle Entwürfe des Monats klicken Sie auf Freigeben und verbuchen über der Tabelle (die Zahl der Entwürfe steht in Klammern).

Bestätigen Sie mit OK.

Die Bestätigung vor der Freigabe einer Lohnabrechnung

Bei der Freigabe wird die Lohnabrechnung ein letztes Mal berechnet und dann festgeschrieben: Die Daten aus dem Personalblatt werden unverändert darin gespeichert, eine spätere Änderung des Personalblatts wirkt sich nicht mehr aus. Die Lohnabrechnung zeigt dann ihre Belegnummer (zum Beispiel Beleg SAL26) und lässt sich nur noch ändern, wenn die Freigabe aufgehoben wird.

Jede freigegebene Lohnabrechnung erzeugt einige Buchungen im Journal, zum Auszahlungsdatum, unter derselben Belegnummer. Der Buchungstext nennt Monat, Person und betroffene Lohnarten, zum Beispiel «Salaire 10.2026 Démo Marc : AVS/AI/APG, Assurance chômage». Positionen auf denselben Konten werden zusammengefasst.

Eine negative Position (zum Beispiel eine Lohnkorrektur) kehrt Soll und Haben um. Die Kontonummern sind jene aus dem Reiter Einstellungen, Abschnitt Konten.

Nach der Freigabe enthält das Konto Nettolöhne zu bezahlen den Nettolohn jeder Lohnabrechnung. Es wird durch die Auszahlung ausgeglichen, die Sie mit dem Bankauszug importieren: Die Lohnabrechnung wechselt dann auf Bezahlt. Siehe Artikel Löhne auszahlen und mit der Bank abgleichen.

Siehe auch

• Eine entschädigte Absenz erfassen (Militär, Mutterschaft, Krankheit, Unfall)
• Eine freigegebene Lohnabrechnung korrigieren
• Löhne auszahlen und mit der Bank abgleichen